Un manager me disait récemment « au cours de ma dernière réunion d’équipe, j’ai vu quelqu’un qui était en train de s’endormir. Comment faire pour sortir de la réunion top-down ? ».
Et oui, comment faire pour éviter le traditionnel monologue du manager suivi par le fameux tour de table « rapport d’activité » au cours duquel chacun s’efforce de montrer comment il a bien travaillé.
Style de management
Dans mon exemple, on devine un manager qui a déjà à cœur de modifier l’approche de sa réunion. En effet, ce n’est pas la peine d’espérer de la participation en réunion si elle n’est pas conçue pour cela. Posez-vous déjà cette question « à quel point êtes-vous prêt à laisser la réunion d’équipe entre les mains des équipiers ? ». Quand on sait que la durée d’attention de l’individu moyen est aujourd’hui d’environ 8 secondes, il va sans dire que le format de réunion doit inviter à s’exprimer et à réfléchir plus qu’à écouter.
Objectif de votre réunion
Le fait de faire des réunions d’équipe est déjà très positif. Mais au fait, pourquoi en faites-vous ? Quels sont vos objectifs ? A quels besoins est-ce que cela répond pour vous ? A quels besoins est-ce que cela répond pour votre équipe ?
- Descente d’information ?
- Prise de pouls de l’équipe ?
- Moment de convivialité ?
- Rapport d’activité ?
- Brainstorming ?
L’animation
C’est très certainement vous qui envoyez l’invitation, qui déterminez le lieu, la date et la durée de votre réunion. En plus, le jour J, c’est vous qui l’animez.
Bonne nouvelle, vous pouvez utiliser tout ou partie des « rôles délégués » :
- L’animateur qui déroule l’ordre du jour, qui fait participer les équipiers
- Le cadenceur qui épaule l’animateur sur la tenue du timing
- Le scribe qui rédige un relevé de décisions (si utile, i.e. si quelqu’un va vraiment le lire)
- Le cadreur qui organise la prochaine réunion, en prenant soin de construire l’ordre du jour avec les participants.
Ma formule préférée est la suivante :
- Animateur tournant
- Cadenceur : fait par l’animateur
- Pas de scribe (board autoportant cf ci-après)
- Pas de cadreur : réunion récurrente + board autoportant pour l’ODJ.
D’une réunion à l’autre, les rôles tournent afin de conserver de l’implication et d’éviter que ce soient toujours les mêmes qui se chargent des rôles les moins glamours.
Un équipe qui les utilise m’a indiquée que d’animer soi-même la réunion permettait d’être beaucoup plus attentif à ce qui était dit, beaucoup plus impliqué et engagé.
Un brin de convivialité
Utilisés ou non à bon escient, les icebreakers ont désormais envahis nos réunions. La bonne nouvelle, c’est que vous pouvez à peu près tout vous permettre pour démarrer une réunion d’équipe :
- Visuel de type « météo » pour connaitre l’état d’esprit de chacun
- Petit jeu, type devinettes, « dingbat« , ou tout autre création de votre jus
- Partager sa dernière fierté ou son dernier flop.
Si on fait le lien avec les rôles délégués, le choix et l’animation de l’icebreaker peut aussi être un rôle tournant.
Un board auto-portant
Présentiel ou distanciel ? Si vous avez encore la chance de faire des réunions en présentiel, vous devrez transposer ce qui suit sur un board papier parsemé de quelques postits.
En distanciel, vous pouvez prévoir un board sur un outil de tableau blanc (white board d’office, miro, metroretro, klaxoon, mural …) avec différentes zones à compléter. Partez d’un board simple pour permettre à l’équipe de se l’approprier et l’enrichir avec ses envies. Idéalement, l’équipe remplit le board avant la réunion. L’animateur n’a plus qu’à suivre les différents éléments.
Exemples :
- Informations globales
- Réussites, fiertés
- Loupés
- Objectifs
- Information à partager
- Décisions à prendre
- Demande d’avis
- Anniversaires
- Urgences
- Les rôles délégués
- Relevé de décisions de cette réunion
- Prochains jalons importants
- …
Psychogéographie
Enfin, pour stimuler la participation, vous pouvez modifier l’espace, notamment l’agencement d’une salle en présentielle. Ainsi, au lieu de s’asseoir autour d’une table : mettez vous debout autour d’un paperboard ou asseyez-vous en cercle sans table au milieu.
Vous êtes prêt ?
La meilleure idée sera encore de commencer votre prochaine réunion en demandant à votre équipe « si vous aviez une baguette magique, qu’est-ce que vous aimeriez vivre au cours de cette réunion d’équipe ? ».
Crédit photo : RyanMcGuire
